Asiakirjajulkisuus
-

Asiakirjajulkisuus Lemin kunnassa

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei lailla ole säädetty muuten (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaki).

Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteistä paperiasiakirjaa, myös esimerkiksi sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta. Viranomaisen asiakirjan käsite määritellään julkisuuslaissa (5 §). Tämän määritelmän täyttäviin asiakirjoihin kohdistuu julkisuusolettama. Viranomaisen asiakirjat ovat siis lähtökohtaisesti julkisia.

Julkisia asiakirjoja ovat kaikki päätöksentekoon liittyvät asiakirjat eli pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen, päätöksen valmisteluun liittyvät asiakirjat, kaupungille toimitetut asiakirjat, esim. kuntalaisten lähettämät yhteydenotot.
Julkisuuslaissa määritellään myös se, mitä ei pidetä viranomaisen asiakirjana. Tällaiset asiakirjat ovat ei-julkisia. Ei-julkisten asiakirjojen suhteen kunta noudattaa harkintaa, ja niitä voidaan luovuttaa pyytäjälle, jos tiedon antamisesta ei ole haittaa.

Asiakirjan julkiseksi tulo

Asiakirja tulee julkiseksi silloin, kun se valmistuu. Hankinta-asiakirjat tulevat julkiseksi lopullisen päätöksen jälkeen. Keskeneräisistä asiakirjoista ja vireillä olevista asioista kaupunki antaa tietoja harkinnan mukaan.

Kokonaan tai osittain salaiset asiakirjat

Asiakirja voi olla osittain tai kokonaan salassa pidettävä vain silloin, kun siitä on erikseen säädetty laissa. Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, jossa on yhteensä 32 kohtaa, joiden perusteella asiakirja voi olla salassa pidettävä. Lisäksi salassapidosta säädetään joissain erityislaeissa, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon osalta. Kunnan asiakirjojen salassapito määräytyy pääsääntöisesti julkisuuslain mukaisesti.

Yleisimmät salassapitoperusteet ovat julkisuuslain 24 § k 25 (terveystiedot tai tieto sosiaalihuollon asiakkuudesta) ja 24 § k 32 (yksityiselämän suoja).

Jos asiakirjasta vain osa on salassa pidettävä, on viranomaisen annettava tieto asiakirjan julkisesta osasta. Tämä tehdään poistamalla asiakirjasta salassa pidettävä osio esimerkiksi mustaamalla se.

Esimerkiksi kunnalle lähetetyt työhakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Hakemuksen tiedot ovat salassa pidettäviä silloin, kun ne kertovat hakijan yksityiselämästä (julkisuuslain 24 § k32). Hakemuksesta voidaan kuitenkin antaa kaikki muut tiedot joita ei ole määritelty salaisiksi.

Viranomaisen pitää aina perustella kieltäytyminen tiedon antamisesta. Jos viranomainen ei voi antaa tietoa asiakirjasta, pitää pyytäjälle kertoa peruste, eli millä lainkohdalla asiakirja on salassa pidettävä tai miksi se on ei-julkinen. Tietopyynnön tekijällä on halutessaan oikeus saada valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Oikeus tiedon saamiseen julkisesta asiakirjasta

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta koskee kaikkia. Pyyntöä ei yleensä tarvitse perustella. Poikkeuksena on henkilörekisteriin kohdistuva pyyntö.
Lisäksi jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta silloinkin, kun asiakirja on salassa pidettävä (asianosaisjulkisuus). Henkilö katsotaan asianosaiseksi silloin, kun asiakirjalla on vaikutusta hänen etuihinsa, oikeuksiinsa tai velvollisuuksiinsa.

Kunnan käsittelemästä tiedosta suurin osa on julkista. Kuntasektorilla salassa pidettäviä tietoja on erityisesti sosiaali- ja terveydenhoidon asiakasasiakirjat.  Lisäksi yleisimmin salassa pidettäviä asiakirjoja kaupungilla ovat perheiden hakemuksen päivähoidon ja koulujen iltapäiväkerhojen maksujen alennuksista (julkisuuslain 24 § k23, taloudellinen asema) sekä ympäristöterveydenhuollon tekemät asunnon tarkastukset (julkisuuslain 24 § k 32, yksityiselämän suoja).

Ohjeet tietopyyntöihin

Lemin kunnalle osoitetut tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen leminkunta@lemi.fi .

Tietopyyntöön vastaaminen on lähtökohtaisesti ilmaista, mutta laajojen pyyntöjen kohdalla voidaan julkisuuslain 34 §:n mukaan periä maksu. Maksun määrä illmoitetaan pyytäjälle etukäteen.